Konferens med företaget – planera rätt

En lyckad konferens kräver noggrann planering. Det finns mycket som ska göras och det måste bli gjort i god tid. Här kommer några snabba tips på hur man bör gå till väga för att planera företagets nästa konferens.

Valet av lokal är den första utmaningen. Finns det faktorer inblandade som kräver att lokalen ligger nära verksamheten eller fungerar det kanske bättre med något längre bort. Planerar man en längre resa kan det ofta vara smart att välja ett hotell som konferensanläggning. Det är väldigt vanligt att hotell kan erbjuda lokaler av denna typ och kan således skapa fullständiga lösningar med allt från boende till mat.

Att vara ute i god tid är A och O om man vill ha tillgång till en bra lokal. Allt från ett år till sex månader innan kan vara det som krävs för att vara säker på att lokalen man är ute efter. Detta ger en även möjligheten att boka in eventuella aktiviteter utanför själva arbetstiden om man så önskar. Något som för övrigt går att finna i en mängd olika variationer. Och självfallet måste man även se till att boka transporten dit och tillbaka.

Alla som ska komma måste också informeras långt innan datumet så ingen riskerar att ha planerat in annat utanför arbetstiden. Men det ger även tillfälle för personer att anmäla allergier eller andra behov eller önskemål som måste förberedas för. Målet är att ingen ska förhindras från att delta på något väsentligt sätt i allt som konferensen är tänka att kunna erbjuda.

När man vet vad arbetsdagen eller dagarna ska inkludera och vilka sorters aktiviteter, om några, man planerat gäller det att skapa ett tydligt schema. Se sedan till att alla som följer med får se detta schema eller åtminstone kortfattat vet hur dagen eller dagarna är planerade. Tänk dock på att inte planera in för mycket under en och samma dag. Ge alltid tillräckligt med utrymme för pauser, raster och måltider.